Dowody księgowe

Jedną z zasad rachunkowości jest zasada udokumentowania. Zgodnie z nią zapis w księgach rachunkowych może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów księgowych. W każdej jednak musza być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu.

Dowodem księgowym – jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.

Do dowodów księgowych można zaliczyć:

  • Faktury VAT
  • Rachunki
  • Druki potwierdzające podróż służbową
  • Dowody księgowe i bankowe
  • Różnorodne dokumenty wewnętrzne

Sposób ich sporządzania został dość szczegółowo określony w przepisach.

W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, co jest podstawowym zadaniem rachunkowości, należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej, tzw. dowody źródłowe.

Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje:

  • Informacyjną
  • Kontrolną

Funkcja informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z tych dowodów pogrupowane w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu, skutkach zdarzeń i procesach zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawy ich oceny informują o poszczególnych operacjach.

Funkcja kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentem, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrole pracowników z powierzenia im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.

Dowody księgowe można podzielić na:

  • Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury VAT)
  • Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktura sprzedaży)
  • Wewnętrzne – dotyczą operacji wewnętrznych jednostki (listy płac, polecenia księgowania)

Zgodnie z art. 20 ust. 3 UoR podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  • zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  • korygujące poprzednie zapisy (PK),
  • zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W art. 20 ust. 4 ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki mógł zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Takim dowodem księgowym może być złożone przez pracownika oświadczenie, iż dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodów zakupu.

Dokumentowanie wewnętrznymi dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Fakt wszechobecności amortyzacji pracy i odejścia od ręcznego prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 UoR stanowiący, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

  • uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
  • możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
  • dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji, który dokumentują. Dokonując takiego podziału wyróżniamy:

  • dokumenty dotyczące ŚT
  • dokumenty magazynowe związane obrotem zapasami
  • dokumenty rozrachunków z kontrahentami
  • dokumenty rozrachunków z pracownikami
  • dokumenty obrotu środkami pieniężnymi
  • dokumenty wystawione w celu dokonywania zapisu
  • dokumenty wewnętrzne rozliczeniowe jednostki

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub egzemplarz dowodu, kierownik jednostki musi wskazać, który dowód lub egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:

  • OT
  • PT
  • LT
  • MT (zmiana miejsca użytkowania ŚT)

Dowód OT dokumentuje przyjecie do używania zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na podstawie:

  • Faktury zakupu – jeżeli ŚT nie wymaga montażu
  • Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie
  • Spis z natury oraz protokół komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT zostaje ujawniony w trakcie inwentaryzacji

Dokument OT powinien zawierać:

  • Nazwę ŚT
  • Datę przyjęcia ŚT
  • Charakterystykę ŚT
  • Dane dostawcy lub wykonawcy
  • Rodzaj, numer, datę wystawienia dostawy
  • Kolejny nr dokumentu OT
  • Miejsce użytkowania lub przeznaczenia ŚT
  • Wartość początkową ŚT
  • Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)
  • Stawkę amortyzacji
  • Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany ŚT

Dowód PT „protokół zdawczo – odbiorczy ŚT” służy do udokumentowania sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej w formie darowizny lub aportu.

Dokument PT powinien zawierać następujące informacje:

  • Nazwę ŚT
  • Charakterystykę ŚT
  • Na podstawie jakiego dokumentu są przekazywane ŚT
  • Wartość początkową ŚT
  • Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)
  • Umorzenie, nr inwentaryzacyjny, datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej

Dowód LT dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek jego zużycia czy nieprzydatności. Dokument LT zawiera:

  • Datę likwidacji
  • Kolejny nr dokumentu LT
  • Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
  • Nr inwentarzowy
  • Miejsce użytkowania ŚT
  • Orzeczenie komisji likwidacyjnej
  • Datę i podpis osoby wchodzących w skład komisji likwidacyjnej

Dowód MT dokumentuje zmianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki. Dokument MT zawiera:

  • Datę przekazania ŚT
  • Kolejny nr MT
  • Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
  • Nr inwentarzowy
  • Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania
  • Skąd i dokąd ŚT został przekazany
  • Poprzednie i obecne stanowisko kosztów

Datę i podpis osoby przekazujące i przyjmującej.

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s

analiza finansowa Analiza kluczowych czynników sukcesu Arkusze spisowe bilans Biznesplan - Analiza firmy Charakterystyka małej firmy część biznesplanu Dokumentacja księgowa przychodów i kosztów Dokumentu spisu z natury Dowód wpłaty KP Dowód wypłaty KW finanse fragment biznesplanu Istota i funkcje kontroli wewnętrznej klasyfikacja Kontrola przebiegu inwentaryzacji Kwit magazynowy majątek obrotowy majątek trwały Metody badań sytuacji finansowej Ocena płynności – spojrzenie szczegółowe Ocena Sektorowa (Ocena Atrakcyjności Sektora) pisanie pisanie prac Plan strategiczny - długookresowy Podstawowe klasyfikacje strategii przedsiębiorstwa Pojęcie poradnik inwestora Potwierdzenie prawidłowości stanu praca dyplomowa z Torunia praca magisterska praca mgr prace prace dyplomowe prace magisterskie prace omawiające analizę otoczenia firmy prace z analizy finansowej Proces informacyjny rachunkowości Projekt przedsięwzięcia przedsiębiorstwo płynność płynność finansowa Rachunek przepływów pieniężnych rachunek zysków i strat rentowność Rozliczenia bezgotówkowe Rozwój przedsiębiorstwa a gospodarka Sprawozdanie z działalności Strategia jako etap zarządzania strategicznego straty Struktura systemu rachunkowości wkaźnik zadłużenia wskaźniki Wskaźniki pomocnicze stosowane w analizie kapitału obrotowego Wskaźniki płynności finansowej wskaźniki rentowności Wskaźnik płynności finansowej III stopnia Wskaźnik płynności finansowej II stopnia Wskaźnik płynności finansowej I stopnia Wskaźnik wiarygodności kredytowej Wstępna analiza bilansu zadłużenie przdsiębiorstwa zakres analizy strategicznej Zarządzanie płynnością i ryzykiem kursowym zyski
Luty 2016
Pon W Śr C Pt S N
« Lip   Mar »
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
29  
%d blogerów lubi to: