Dowody księgowe

Jedną z zasad rachunkowości jest zasada udokumentowania. Zgodnie z nią zapis w księgach rachunkowych może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów księgowych. W każdej jednak musza być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe i dowody niepodlegające księgowaniu.

Dowodem księgowym – jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.

Do dowodów księgowych można zaliczyć:

  • Faktury VAT
  • Rachunki
  • Druki potwierdzające podróż służbową
  • Dowody księgowe i bankowe
  • Różnorodne dokumenty wewnętrzne

Sposób ich sporządzania został dość szczegółowo określony w przepisach.

W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, co jest podstawowym zadaniem rachunkowości, należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej, tzw. dowody źródłowe.

Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje:

  • Informacyjną
  • Kontrolną

Funkcja informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z tych dowodów pogrupowane w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu, skutkach zdarzeń i procesach zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawy ich oceny informują o poszczególnych operacjach.

Funkcja kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentem, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrole pracowników z powierzenia im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.

Dowody księgowe można podzielić na:

  • Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury VAT)
  • Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktura sprzedaży)
  • Wewnętrzne – dotyczą operacji wewnętrznych jednostki (listy płac, polecenia księgowania)

Zgodnie z art. 20 ust. 3 UoR podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  • zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
  • korygujące poprzednie zapisy (PK),
  • zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W art. 20 ust. 4 ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki mógł zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Takim dowodem księgowym może być złożone przez pracownika oświadczenie, iż dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodów zakupu.

Dokumentowanie wewnętrznymi dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Fakt wszechobecności amortyzacji pracy i odejścia od ręcznego prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 UoR stanowiący, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

  • uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
  • możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
  • dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji, który dokumentują. Dokonując takiego podziału wyróżniamy:

  • dokumenty dotyczące ŚT
  • dokumenty magazynowe związane obrotem zapasami
  • dokumenty rozrachunków z kontrahentami
  • dokumenty rozrachunków z pracownikami
  • dokumenty obrotu środkami pieniężnymi
  • dokumenty wystawione w celu dokonywania zapisu
  • dokumenty wewnętrzne rozliczeniowe jednostki

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub egzemplarz dowodu, kierownik jednostki musi wskazać, który dowód lub egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:

  • OT
  • PT
  • LT
  • MT (zmiana miejsca użytkowania ŚT)

Dowód OT dokumentuje przyjecie do używania zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na podstawie:

  • Faktury zakupu – jeżeli ŚT nie wymaga montażu
  • Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie
  • Spis z natury oraz protokół komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT zostaje ujawniony w trakcie inwentaryzacji

Dokument OT powinien zawierać:

  • Nazwę ŚT
  • Datę przyjęcia ŚT
  • Charakterystykę ŚT
  • Dane dostawcy lub wykonawcy
  • Rodzaj, numer, datę wystawienia dostawy
  • Kolejny nr dokumentu OT
  • Miejsce użytkowania lub przeznaczenia ŚT
  • Wartość początkową ŚT
  • Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)
  • Stawkę amortyzacji
  • Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany ŚT

Dowód PT „protokół zdawczo – odbiorczy ŚT” służy do udokumentowania sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej w formie darowizny lub aportu.

Dokument PT powinien zawierać następujące informacje:

  • Nazwę ŚT
  • Charakterystykę ŚT
  • Na podstawie jakiego dokumentu są przekazywane ŚT
  • Wartość początkową ŚT
  • Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT)
  • Umorzenie, nr inwentaryzacyjny, datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej

Dowód LT dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek jego zużycia czy nieprzydatności. Dokument LT zawiera:

  • Datę likwidacji
  • Kolejny nr dokumentu LT
  • Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
  • Nr inwentarzowy
  • Miejsce użytkowania ŚT
  • Orzeczenie komisji likwidacyjnej
  • Datę i podpis osoby wchodzących w skład komisji likwidacyjnej

Dowód MT dokumentuje zmianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki. Dokument MT zawiera:

  • Datę przekazania ŚT
  • Kolejny nr MT
  • Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę
  • Nr inwentarzowy
  • Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania
  • Skąd i dokąd ŚT został przekazany
  • Poprzednie i obecne stanowisko kosztów

Datę i podpis osoby przekazujące i przyjmującej.

Reklamy

Zakładowy plan kont

Do ważnych dokumentów opisujących przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości należy zakładowy plan kont.

Powinien on być tak skonstruowany, aby można było sporządzić jasno i rzetelnie sprawozdanie finansowe.

Zakres zakładowego planu kont obejmuje:

  • Wykaz kont księgi głównej i zasad księgowania na tych kontach operacji gospodarczych oraz prowadzenia do nich kont księgi pomocniczej (analityka)
  • Zasady wyceny aktywów i pasywów jednakowo
  • Wskazanie wybranych metod prowadzenia księgi pomocniczej dla rzeczowych składników majątku obrotowego
  • Określenie środków trwałych od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo
  • Wskazanie wg jakiego warunku będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany rachunek zysków i strat
  • Określenie operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.

Plan kont jest „układem nerwowym” rachunkowości. Jego właściwe ułożenie umożliwia uzyskanie informacji z kont, które stanowią określone zasoby informacji.

Obecne przepisy dotyczące zasad budowy planu kont są elastyczne, gdyż:

  • Można zwiększyć lub zmniejszyć liczbę kont syntetycznych odpowiednie dzieląc lub łącząc konto wzorowego planu kont
  • Poszczególne konta, spełniające swoje konta, działają w różny sposób zależnie od potrzeb, bez szkody dla treści ekonomicznych ich sald
  • Całe zespoły identycznych kont mogą działać w różny sposób, zależnie od potrzeb.

KONTA MOGĄ BYĆ DZIELONE LUB ŁĄCZONE.

Łączenie kont aktywów i pasywów ma miejsce, gdy:

  • Staje się zbędne zbyt szczegółowe grupowanie poszczególnych składników aktywów i pasywów
  • Liczba operacji ujmowanych na danym koncie jest tak niewielka, że prowadzenie go mija się z celem

Dzielenie kont jest zabiegiem odwrotnym w stosunku do ich łączenia i występuje wówczas, gdy niezbędne jest uzyskanie bardziej szczegółowych informacji o treści operacji ujętych na jednym koncie. Dwa zasadnicze rodzaje podzielności kont to:

  • Pozioma
  • Pionowa

Podzielność pozioma – konta podzielone na odpowiednią ilość kont pochodnych

Powstają 2 lub więcej kont o identycznym charakterze jak konto dzielone.

Pochodne funkcjonują wg tych samych reguł, które mają zastosowanie dla konta dzielonego, z tym, że po stronie Wn i Ma tych kont wyodrębnia się tylko ściśle określone rodzaje operacji gospodarczych.

Wykorzystując podział typu poziomego, stosuje się bardzo praktyczny podział kont na syntetyczne (podlegają podziałowi) i analityczne (powstają w wyniku podzielenia).

Przy podziale poziomym konto syntetyczne obejmuje w sumach globalnych całość zapisów dotyczących danych grup składników aktywów i pasywów, a konto analityczne rejestruje szczegółowe dane dla każdego składnika osobno, ściśle określa rodzaj operacji.

Podzielność pionowa polega na możliwości wyodrębnienia określonego rodzaju operacji ze stron Wn i Ma konta dzielonego i utworzenie z nich oddzielnego konta.

Środki Trwałe à konto korygujące Umorzenie Środków Trwałych

Księgowość analityczna stanowi rozbudowę niektórych kont syntetycznych.

Zapisy dokonywane na kontach analitycznych SA powtarzane w formie indywidualnej lub zbiorczej na określonym koncie syntetycznym.

Konta syntetyczne à zasada zapisu podwójnego

Konta analityczne à zasada zapisu powtarzanego (2 razy po tej samej stronie) (powiązanie z syntetycznym)

Wynikają z tego prawidłowości, które wskazują na sposób powiązania kont syntetycznych z kontami analitycznymi, mianowicie:

  • Obroty Dt i Ct konta syntetycznego muszą być zgodne z sumą obrotów Dt i Ct wszystkich kont analitycznych
  • Saldo konta analitycznego powinno być równe sumie lub ewentualnej różnicy sald kont analitycznych

Zestawienie obrotów i sald à zgodność księgowań syntetycznych z księgowaniem analitycznym, przy jego pomocy sprawdza się okresy sprawozdawcze.

analiza finansowa Analiza kluczowych czynników sukcesu Analiza mocnych i słabych stron Arkusze spisowe bilans Biznesplan - Analiza firmy Charakterystyka małej firmy część biznesplanu Determinanty wyboru strategii Dokumentacja księgowa przychodów i kosztów Dokumentu spisu z natury Dowód wpłaty KP Dowód wypłaty KW finanse Formułowanie strategii działania przedsiębiorstwa fragment biznesplanu Istota i funkcje kontroli wewnętrznej klasyfikacja Kontrola przebiegu inwentaryzacji Kształtowanie strategii przedsiębiorstwa Kwit magazynowy majątek obrotowy majątek trwały Metody badań sytuacji finansowej Ocena płynności – spojrzenie szczegółowe Ocena Sektorowa (Ocena Atrakcyjności Sektora) pisanie pisanie prac Plan strategiczny - długookresowy Podstawowe klasyfikacje strategii przedsiębiorstwa Pojęcie poradnik inwestora Potwierdzenie prawidłowości stanu praca dyplomowa z Torunia praca magisterska praca mgr prace prace dyplomowe prace magisterskie prace omawiające analizę otoczenia firmy prace z analizy finansowej Proces informacyjny rachunkowości Projekt przedsięwzięcia przedsiębiorstwo płynność płynność finansowa Rachunek przepływów pieniężnych rachunek zysków i strat rentowność Rozliczenia bezgotówkowe Rozwój przedsiębiorstwa a gospodarka Sprawozdanie z działalności Strategia jako etap zarządzania strategicznego straty Struktura systemu rachunkowości wkaźnik zadłużenia wskaźniki Wskaźniki pomocnicze stosowane w analizie kapitału obrotowego Wskaźniki płynności finansowej wskaźniki rentowności Wskaźnik płynności finansowej III stopnia Wskaźnik płynności finansowej II stopnia Wskaźnik płynności finansowej I stopnia Wskaźnik wiarygodności kredytowej Wstępna analiza bilansu Wstęp pracy dyplomowej zadłużenie przdsiębiorstwa zakres analizy strategicznej Zarządzanie płynnością i ryzykiem kursowym zyski
Luty 2016
Pon W Śr C Pt S N
« Lip   Mar »
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
29